Gestion des dépenses : vos justificatifs lus, vérifiés et rangés
Les tickets s'égarent, les factures fournisseurs arrivent par e-mail, et tout se ressaisit à la fin du trimestre. Avec le module Achats, vous déposez la pièce, MyFact en lit le montant, la date et le fournisseur, et vous vérifiez à côté de l'original. Chaque dépense garde son justificatif, et se retrouve par mois ou par fournisseur.
Comment ça marche
- Vous déposez vos justificatifs dans l’onglet « À traiter » : PDF ou photo (JPG, PNG, WEBP), un ou plusieurs à la fois
- MyFact lit la pièce : fournisseur, numéro, date, devise, total, et les lignes quand elles sont lisibles ; une catégorie est proposée
- Vous comparez avec l’original affiché à côté, corrigez si besoin et validez : la dépense est créée, la pièce reste attachée
- Une pièce lue avec assurance devient une dépense d’elle-même ; au moindre doute, elle attend votre vérification
- La dépense se range par année et par mois, et se rapproche ensuite de la transaction bancaire qui l’a payée, depuis le module Finance
Un justificatif n’est pas une dépense, et MyFact fait la différence
La pièce existe avant la dépense : elle est acceptée et conservée dès le dépôt, même si la lecture échoue. Vous saisissez alors les montants à la main, sans perdre le fichier. Le type de pièce se choisit une fois : facture fournisseur, reçu, ticket de caisse, note de frais, avoir, facture pro forma ou justificatif de paiement.
Une dépense est un montant déjà payé. Il n'y a ni échéance ni statut de règlement à tenir : vous enregistrez un fait, pas une dette à suivre.
Ce que vous y gagnez
- Moins de ressaisie : les champs sont préremplis, et les champs peu sûrs sont signalés à l’écran
- Des doublons repérés : même numéro de document chez le même fournisseur, ou même montant à la même date
- Des dépenses récurrentes (loyer, abonnement) créées d’un coup, tous les mois, trimestres ou ans, jusqu’à la date de fin choisie
- Une vue « Dossiers » Année › Mois, comme un classeur, en plus de la liste filtrable par année et par mois
- Des fournisseurs créés avec leur seul nom, complétés plus tard : adresse, identifiants fiscaux, devise habituelle, délai de paiement
- Des catégories de départ adaptées à votre pays, que vous renommez ou désactivez sans perdre le classement des dépenses passées
Les factures électroniques reçues deviennent des dépenses
Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir des factures électroniques. Si votre mandat de facturation électronique est actif, les factures reçues sur la plateforme se déclarent comme dépenses en quelques clics, avec leurs lignes, leur TVA et leur fournisseur. Une facture reçue peut aussi être rattachée à une dépense déjà saisie, et ce rattachement se défait si vous vous êtes trompé.
Plusieurs devises, sans conversion inventée
Chaque dépense garde sa devise d'origine. Si vous indiquez un taux de change, MyFact affiche aussi le montant dans votre devise de référence ; sinon, il ne suppose rien. Les montants par mois sont présentés par devise : un mois qui mêle euros et dinars n'a pas de total unique.
Ce qu’il faut savoir
- L’IA propose, vous décidez : une dépense n’est jamais créée seule si le total n’a pas été lu sur la pièce, si les lignes le contredisent, ou si un doublon est probable
- La TVA d’une dépense vient de la pièce, et d’elle seule : un ticket sans TVA reste sans TVA
- Les catégories livrées sont des catégories de gestion, pas un plan comptable : aucun numéro de compte n’est inventé
- Les dépenses ne consomment aucun quota, sur aucune offre
FAQ
Quels justificatifs puis-je déposer ?
Des PDF et des photos (JPG, PNG, WEBP) : factures fournisseurs, reçus, tickets de caisse, notes de frais, avoirs, factures pro forma, justificatifs de paiement. Un PDF qui contient déjà du texte est lu directement ; une photo ou un scan passe par la reconnaissance de caractères.
Que se passe-t-il si la lecture automatique se trompe ?
Rien d'irréversible. Une pièce dont le total est incertain, dont les lignes ne concordent pas ou qui ressemble à une dépense existante n'est jamais validée seule : elle attend votre vérification. Et toute dépense, même créée automatiquement, se modifie ensuite.
MyFact gère-t-il les notes de frais ?
Une note de frais se dépose comme tout justificatif et se classe sous le type « Note de frais ». Il n'y a pas de circuit de validation ni de suivi de remboursement entre un salarié et l'entreprise : la dépense enregistrée est un montant déjà payé.
Faut-il créer le fournisseur avant la dépense ?
Non. Le nom suffit, et il peut être créé depuis la dépense elle-même. Quand la pièce nomme un fournisseur que vous n'avez pas encore, MyFact vous propose de le créer ; le reste de la fiche se complète quand vous le souhaitez.
Mes dépenses sont-elles liées à mon compte bancaire ?
Oui, par le rapprochement du module Finance : une transaction de votre relevé est reliée à la dépense qu'elle a payée, ou à plusieurs. Supprimer une dépense rapprochée défait ce lien, mais ne supprime jamais la transaction bancaire.
Le module Achats est-il payant ?
Non, il est inclus dans toutes les offres, gratuite comprise, lecture des justificatifs par l'IA comprise. Les dépenses ne comptent dans aucun quota.
Vos dépenses rangées, pièce par pièce
Le module Achats est inclus dans toutes les offres, y compris l'offre gratuite. Déposez votre premier justificatif et vérifiez ce que MyFact en a lu.
Essayer gratuitement